Søren Brostrøm

Opmærksomhed til salg

At rejse sponsormidler til en kongres er et tidskrævende arbejde, som skal forberedes grundigt. Men man kan også være for tidligt ude ... En kongresvært, der har været igennem både fejltrin og succeser, deler her ud af sine erfaringer.

Vi var nybegyndere og skulle hjælpes i gang, men det var sværest helt i begyndelsen. Efterfølgende - da vi i samarbejde med PCO'en fik lagt en plan - gik det egentlig let nok at få sponsorer, men der var meget arbejde i det. Sådan beskriver læge Søren Brostrøm i korte træk processen med at rejse sponsormidler til IUGA-kongressen (International Urogynecological Association), der blev afholdt med 1.100 deltagere på Arkitektskolen i København i august 2005.

Vi begyndte med at lave en liste over virksomheder, vi ville kontakte, og indkaldte deres danske repræsentanter til et møde på et hotel, hvor vi på det tidspunkt havde tænkt os, at kongressen skulle holdes. Mødet fandt sted to år før kongressen - vi havde egentlig ikke et konkret oplæg, og kongressen endte jo også med at foregå et helt andet sted, griner Søren Brostrøm og fortsætter:

Det møde kom der ikke så meget ud af, men vi lærte i hvert fald, at det sjældent er de danske afdelinger, man skal lave de store sponsoraftaler med. Det var jo en verdenskongres, og sådanne beslutninger træffer virksomhederne i deres europæiske eller globale hovedkvarterer.

De tre læger i organisationskomitéen, Gunnar Lose, Lone Mouritsen og Søren Brostrøm, fandt hurtigt ud af, at de kontakter, de hver i sær havde i de danske afdelinger af industrien, bedst kunne anvendes til at 'åbne døre' til de egentlige beslutningstagere i de udenlandske hovedkontorer.

Sponsorkatalog

I februar 2004 blev ICS A/S koblet på som PCO på kongressen. Sammen med ICS lagde vi en plan og fik gjort vores sponsorkatalog færdig, fortæller Søren Brostrøm og fortsætter: Sponsorkataloget udformede vi med udgangspunkt i tidligere kongressers materiale. Det krævede dog justering i forhold til danske regler for markedsføring på medicinalområdet og i forhold til det danske prisniveau. Vi udbød platin-, guld- og sølvpakker - og en række andre elementer, som sponsorerne kunne købe sig ind på.

Med sponsorkataloget i kufferterne rejste medlemmerne af den danske organisationskomité sammen med ICS til IUGA's 29. kongres i Paris. Med i bagagen havde de også en god håndfuld frokost- og mødeaftaler med beslutningstagere fra potentielle sponsorvirksomheder.

Man skal huske at få deres mobiltelefonnumre, når man laver aftalerne, for de bliver med sikkerhed lavet om. Men det var rigtig godt at have disse forhåndsaftaler i hus. Derudover tog vi simpelthen alle udstillernes stande fra ende til anden, hvor vi præsenterede vores materiale og fik lavet flere aftaler, fortæller Søren Brostrøm.

Opmærksomhed frem for alt

Ved denne lejlighed lærte vi, at sponsorerne først og fremmest ønsker at opnå deltagernes opmærksomhed. De vil gerne have deltagerne til at komme til deres symposier, og de vil gerne have dem til at besøge deres stande. Vi lærte også, at de gerne ser, at kongressen bygges op, så frokosten serveres i udstillingsområdet.

Noget, der overraskede os lidt, var, hvor konventionelle sponsorerne er. Vi havde flere kreative idéer - bl.a. kunne de sponsere en bycykel, som ville køre kongresdeltagerne rundt i byen med deres logo, eller lægge navn til en dvd, som deltagerne kunne se i internetcaféområdet. Dem fik vi af en eller anden grund ikke solgt – hvilket, især med hensyn til dvd'en, undrede mig, for den var faktisk en ret stor succes, siger Søren Brostrøm.

Professionelle til det praktiske

Hjemme i Danmark igen - med hovedparten af sponsoraftalerne på plads - kunne medlemmerne af organisationskomitéen overlade det meste af det praktiske arbejde omkring sponsorerne til PCO'en. Det var fint at lægge alt omkring momsregler og fakturering i hænderne på de professionelle. PCO’en organiserede også udstillingen og solgte standene, fortæller Søren Brostrøm.

IUGA er et eksempel på en kongres, som har nydt god opbakning fra industrien. Det skyldes nok især, at interessen for forskning og udvikling af produkter på inkontinensområdet er steget i de senere år, fortæller Søren Brostrøm og fortsætter: I virkeligheden kunne vi godt have fået flere penge hjem. Deltagerantallet havde vi sat højt til 700, men der kom 1.100. Havde vi vidst det, havde vi sat prisen op. Men sponsorerne var glade, for de havde betalt mindre pr. deltager, end de var vant til, så de syntes jo, de havde fået ugens tilbud, slutter Søren Brostrøm.

Arbejdet med at arrangere en kongres består af lige dele faglighed, politik og forretning.

1. november 2005