Bid

Udarbejdelse af officielt invitationsmateriale - "Bid"

Det kan være en lang og krævende proces at blive valgt til vært for en international kongres. Og beslutningen om, hvor en kongres skal afholdes, sker ofte adskillige år før, kongressen skal afholdes. Derfor skal du være tidligt ude, hvis du og din forening overvejer at tilbyde jer som kongresværter.

Næste åbne år?

De fleste kongresser i internationale foreninger afholdes på skift rundt om i verden. Derfor er det relevant at undersøge, om Skandinavien eller Europa står for tur i det år, man ønsker at byde på.

Mange internationale foreninger har opstillet en række formelle krav, som potentielle værtsnationer skal kunne opfylde, hvis de byder ind på en fremtidig kongres. Det er derfor vigtigt først at undersøge, om der er eventuelle krav til invitationen, og om foreningen har en såkaldt "bidmanual" (bid-requirements), der skal følges.

Bidmateriale

Er det internationale sekretariat positivt indstillet over for ideen om at lade København/Malmø blive vært for en fremtidig kongres, skal der typisk udarbejdes en officiel invitation - et "bid". Bid'et sendes til beslutningstagerne i den internationale forening, og kan eventuelt følges op med en præsentation fra kongresværten.

Et bid indeholder typisk følgende elementer:

Officiel indbydelse fra den danske vært/værtsgruppe
Støttebrev fra f.eks. en minister eller borgmester, som udtrykker interesse for at få kongressen placeret i København
Gode grunde til at vælge København
Skræddersyet forslag til hvordan kongressen kan afvikles, hvis den kommer hertil
Skitse til program for kongressen
Generelt materiale om København, herunder indlogeringsmuligheder, mødefaciliteter, transport, ideer til sociale programmer for deltagere og materiale fra en professionel kongresarrangør.

Det er gratis

Konkurrencen om værtskab for en international kongres kan være knivskarp, da det ofte er indflydelse og prestige, der står på spil. Derfor er det vigtigt, at invitationsmaterialet er professionelt formuleret og udarbejdet, da det vil blive sammenlignet med de tilbud, der kommer ind fra andre byer.

Hos Wonderful Copenhagen har vi mange års erfaring i at udarbejde bid-materialer, og vi hjælper dig gratis med at skræddersy, trykke og distribuere bid'et, hvis du ønsker at byde på en international kongres.



Hvorfor København? Bliv kongresvært Få gratis hjælp Få hjælp til... Guidelines Kontakt os Planlæg og søg Brochurer og materialer Kongreskalender professionelle > Kongresser og foreningsmøder > Få gratis hjælp > Få hjælp til... > Bid Bid Udarbejdelse af officielt invitationsmateriale - "Bid" Det kan være en lang og krævende proces at blive valgt til vært for en international kongres. Og beslutningen om, hvor en kongres skal afholdes, sker ofte adskillige år før, kongressen skal afholdes. Derfor skal du være tidligt ude, hvis du og din forening overvejer at tilbyde jer som kongresværter. Næste åbne år? De fleste kongresser i internationale foreninger afholdes på skift rundt om i verden. Derfor er det relevant at undersøge, om Skandinavien eller Europa står for tur i det år, man ønsker at byde på. Mange internationale foreninger har opstillet en række formelle krav, som potentielle værtsnationer skal kunne opfylde, hvis de byder ind på en fremtidig kongres. Det er derfor vigtigt først at undersøge, om der er eventuelle krav til invitationen, og om foreningen har en såkaldt "bidmanual" (bid-requirements), der skal følges. Bidmateriale Er det internationale sekretariat positivt indstillet over for ideen om at lade København/Malmø blive vært for en fremtidig kongres, skal der typisk udarbejdes en officiel invitation - et "bid". Bid'et sendes til beslutningstagerne i den internationale forening, og kan eventuelt følges op med en præsentation fra kongresværten. Et bid indeholder typisk følgende elementer: Officiel indbydelse fra den danske vært/værtsgruppe Støttebrev fra f.eks. en minister eller borgmester, som udtrykker interesse for at få kongressen placeret i København Gode grunde til at vælge København Skræddersyet forslag til hvordan kongressen kan afvikles, hvis den kommer hertil Skitse til program for kongressen Generelt materiale om København, herunder indlogeringsmuligheder, mødefaciliteter, transport, ideer til sociale programmer for deltagere og materiale fra en professionel kongresarrangør. Det er gratis Konkurrencen om værtskab for en international kongres kan være knivskarp, da det ofte er indflydelse og prestige, der står på spil. Derfor er det vigtigt, at invitationsmaterialet er professionelt formuleret og udarbejdet, da det vil blive sammenlignet med de tilbud, der kommer ind fra andre byer. Hos Wonderful Copenhagen har vi mange års erfaring i at udarbejde bid-materialer, og vi hjælper dig gratis med at skræddersy, trykke og distribuere bid'et, hvis du ønsker at byde på en international kongres.