Et typisk kongresforløb

At invitere en international kongres er en langvarig proces. Typisk ser forløbet således ud:

Værtskabet overvejes

Beslutningen om, hvor en kongres skal afholdes, sker ofte adskillige år i forvejen. Derfor er det vigtigt at være tidligt ude, hvis du og din forening overvejer at tilbyde jer som kongresværter.

Allerede mens du overvejer, om du vil byde på en kongres, kan du med fordel kontakte Wonderful Copenhagens projektleder og få et gratis rådgivningsmøde. Vi kan hjælpe dig med at skabe et overblik over de nøjagtige betingelser for kongressen og de væsentlige tidsfrister.

Kongressen inviteres

Det gøres oftest med et officielt tilbudsmateriale, et såkaldt bid, der er henvendt til hovedbestyrelsen eller de, der har beslutningskompetencen i organisationen eller foreningen. Et bid indeholder anbefalinger af mødefaciliteter, hoteller og transport, et udkast til det faglige program samt forslag til sociale begivenheder.

Du kan også invitere beslutningstagerne på et inspektionsbesøg, så de ved selvsyn kan danne sig et indtryk af regionen og dens potentiale som kongresdestination.

Kongressen er i hus

I denne fase planlægges og markedsføres kongressen. Det kan være en god idé at få hjælp fra en professionel kongresarrangør til nogle af de praktiske opgaver.

Kongressen afvikles

Du byder kongresdeltagerne velkommen, og kongressen løber af stablen.

Evaluering

Du evaluerer kongressen, og samler op på de erfaringer du har fået.