Det kan du få hjælp til

En totalløsning eller en delopgave?

I hvor høj grad, der er brug for professionel hjælp, afhænger af hvilke kompetencer, erfaringer og sekretariatsmæssige ressourcer, der er til rådighed i din forening. En totalløsning eller en hjælpende hånd til dele af kongressen; en 'Professional Congress Organiser' eller et 'Incoming Bureau'.

Professional Congress Organiser (PCO)

'PCO' er den internationale betegnelse for en professionel kongresarrangør, der kan påtage sig alle elementer, der indgår i planlægningen af en kongres, men som også gerne løser delopgaver alt efter foreningens behov og ressourcer. Opgaverne kan blandt andet være:

Gennemføre og planlægge hele kongressen, herunder udstillinger
Udarbejde og styre kongressens budget
Hotelreservationer og indkvartering
Håndtere deltagertilmeldinger og abstracts
Arrangere sociale arrangementer, middage, receptioner og udflugter samt ledsagerprogrammer
Fundraising og kontakt til sponsorer
Marketing og PR af kongressen

Incoming Bureauer

Er specialiseret i at modtage grupper, der kommer til Danmark. Bureauerne varetager et udsnit af en traditionel PCO's opgaver som for eksempel hotelreservationer, sociale arrangementer og transport.

Tag kontakt i god tid

Det er en god idé at inddrage den professionelle arrangør i processen så tidligt som muligt - gerne allerede inden du byder på at få kongressen til regionen. Arrangørerne arbejder uden beregning i den indledende fase, og du får derfor ingen udgifter, hvis du mod forventning ikke får kongressen hertil.

En vigtig fordel ved at begynde i god tid er, at den professionelle arrangør bedre har mulighed for at forhandle de bedste priser til dig for eksempel på hotelværelser. Det kan ikke lade sig gøre, hvis der i forvejen er reserveret værelser i din forenings navn.



Hvorfor København? Bliv kongresvært Få gratis hjælp Planlæg og søg Professionelle arrangører Det kan du få hjælp til Bureauoversigt Mødelokaler Overnatning Sociale arrangementer Øvrige leverandører Brochurer og materialer Kongreskalender Professionelle > Kongresser og foreningsmøder > Planlæg og søg > Professionelle arrangører > Det kan du få hjælp til Det kan du få hjælp til En totalløsning eller en delopgave? I hvor høj grad, der er brug for professionel hjælp, afhænger af hvilke kompetencer, erfaringer og sekretariatsmæssige ressourcer, der er til rådighed i din forening. En totalløsning eller en hjælpende hånd til dele af kongressen; en 'Professional Congress Organiser' eller et 'Incoming Bureau'. Professional Congress Organiser (PCO) 'PCO' er den internationale betegnelse for en professionel kongresarrangør, der kan påtage sig alle elementer, der indgår i planlægningen af en kongres, men som også gerne løser delopgaver alt efter foreningens behov og ressourcer. Opgaverne kan blandt andet være: Gennemføre og planlægge hele kongressen, herunder udstillinger Udarbejde og styre kongressens budget Hotelreservationer og indkvartering Håndtere deltagertilmeldinger og abstracts Arrangere sociale arrangementer, middage, receptioner og udflugter samt ledsagerprogrammer Fundraising og kontakt til sponsorer Marketing og PR af kongressen Incoming Bureauer Er specialiseret i at modtage grupper, der kommer til Danmark. Bureauerne varetager et udsnit af en traditionel PCO's opgaver som for eksempel hotelreservationer, sociale arrangementer og transport. Tag kontakt i god tid Det er en god idé at inddrage den professionelle arrangør i processen så tidligt som muligt - gerne allerede inden du byder på at få kongressen til regionen. Arrangørerne arbejder uden beregning i den indledende fase, og du får derfor ingen udgifter, hvis du mod forventning ikke får kongressen hertil. En vigtig fordel ved at begynde i god tid er, at den professionelle arrangør bedre har mulighed for at forhandle de bedste priser til dig for eksempel på hotelværelser. Det kan ikke lade sig gøre, hvis der i forvejen er reserveret værelser i din forenings navn.